Eduka värbamise juures on olulisel kohal nii efektiivsus, süsteem, kord, kui ka reeglid. Lisaks peab värbajal olema parajas koguses ka julgust, et juhtida projekte enesekindlalt ja hästi. Kui värbaja julgeb võtta vastutust ja tal on oma asjaajamistes selgus, siis see tekitab juhtides austust tema suhtes.
Igat sammu planeeri koos värbava juhiga
Kõik järjestikused tegevused, mis vakantse positsiooni täitmiseks on vaja teha, tuleb samm sammult ja kuupäevalise täpsusega kirja panna koos värbava juhiga. See loob hea tunde nii värbavale juhile kui ka värbajale endale. Värbamise planeerimine on alati kahepoolne koostööprotsess värbava juhi ja värbaja vahel. Kui projekti kirjeldus on juhile esitatud, siis saab projekti ellu viima hakata. Värbaja peab enda jaoks üksipulki selgeks tegema profiilikirjelduse, kuna see on kogu värbamisprotsessi vundamendiks.
Kõikidest tehtud tegevustest tuleks ka kord nädalas anda ülevaade. Kui kord nädalas tehtavad ülevaated puuduvad, siis kaob ära distsipliin ja kord. Oluline on, et kõik tegevused oleksid vastavalt kokkuleppele alati õigeks ajaks tehtud.
Tekita juhis turvatunne
Värbamise koosolekutel tuleb anda ülevaadet sellest, millises faasis projektiga ollakse. Koosolekutel on hea kasutada tabeleid, kuna see annab hea ülevaate ja vähendab ettevalmistusele kuluvat aega. Kui värvatakse mitut ametikohta korraga, tuleb igale ametikohale teha sama süsteem ja tähtajad eraldi paika panna. See aitab hoida korda ja selgust. Kui värbaja näitab süstemaatiliselt projektide seisu, siis ei tulda seda muul ajal küsima ja kokkuvõttes võidavad kõik sellega aega. Juhtidele meeldib teha koostööd värbajatega, kes tekitavad neis turva- ja kindlustunnet. Just seda aitavadki saavutada süsteemid, kord ja reeglid.
Planeeri oma aega täpselt ja loo tagala sihtotsinguga
Värbamisprojekti tabeleid tuleb täita igapäevaselt. Selguse ja lihtsuse huvides tuleb kandidaatide nimekirja etteotsa panna kõige potentsiaalsemad kandidaadid koos kommentaaridega, miks just nemad kõige paremad tunduvad. Tänapäeval käivad tavaline värbamisprotsess ja sihtotsing paralleelselt käsikäes. See annab tagala juhuks kui tavapärase värbamisprotsessi kaudu valitud inimesed ei osutu väljavalituks. Värbamisprotsessi jooksul tuleks värbava juhiga vahepeal ka individuaalselt rääkida, et kandidaadid üle vaadata. Et tegevused ja distsipliin oleksid paigas, siis tuleb ka selle jaoks eraldi aeg kalendrisse kirja panna. Lisaks on värbaja jaoks oluline kirja panna ka see, millal millegi peale mõeldakse. Siis on kord ja süsteem paigas ning saab kõik tegevused palju kiiremini tehtud.
Küsi üks kord, aga põhjalikult
Professionaalne värbaja valmistab end igaks kohtumiseks ette ning mõtleb ka sellele, kuidas saada juhi käest ühe korraga võimalikult palju infot kätte. Nii hoitakse kokku mõlema aega ja energiat, kuna ei ole vaja pidevalt asju üle küsida. Värbajal tuleb võimalikult palju iseseisvat tööd ära teha. Esimesed vestlused teeb alati värbaja ise, kuna see aitab kandideerijal avaneda. Värbaja töö on ennekõike hinnata isiksust ja seejärel professionaalsust. Hea tavana ei tohiks esimene töövestlus olla pikem kui üks tund. Kvaliteedi huvides ei ole värbajal soovitatav teha üle nelja vestluse päevas. Peale igat vestlust tuleb jätta aega selleks, et oma mõtted kandidaadi kohta saaks ka tabelisse kirja panna. Järgmine vestlus toimub juba koos värbava juhiga. Sellele eelnevalt tuleb anda talle ka piisav ülevaade kandidaatidest.
Värbaja fookus on kõige teravamalt paigas siis, kui igal päeval tegeletakse mingi konkreetse teemaga. See on ka ajakasutuse mõttes kõige efektiivsem.